Saiba como produzir um evento geek

evento geek

Organizar um evento geek é um grande desafio, pois envolvem muitas variáveis durante seu planejamento.

Assim como qualquer outro evento, exige coordenar fornecedores, definir uma boa logística, além de agradar o público que está sempre antenado em games, séries e tudo o que envolve a cultura geek.

Mesmo para os idealizadores mais eficientes, nem sempre é fácil fazer um evento, no entanto, nenhum deles descarta um bom planejamento.

É por meio do planejamento do evento geek que problemas são minimizados e processos são otimizados, como fazer a encomenda de salgados assados para festa, por exemplo. E essa organização, por sua vez, garante os melhores resultados.

Se a ideia é fazer um evento geek mais longo, com mais dias de duração e num espaço maior, os desafios são ainda mais complexos, mas podem ser resolvidos com boas dicas, como servir biscoito de polvilho nas salas de espera.

Portanto, o primeiro passo é ser muito organizado e planejar tudo para garantir que saia como desejado. 

Por isso, também é importante contar com uma equipe de profissionais que possam ajudar o organizador a trabalhar.

Neste artigo, vamos mostrar como organizar um evento geek que vai agradar a todos. 

Para isso, vamos levar em consideração tudo o que deve ser observado, decidido e acompanhado de perto.

O que é evento geek?

Séries, filmes, livros, quadrinhos e games têm feito a cabeça de muitas pessoas ao redor do mundo, e geram milhões em receitas para as empresas.

Por conta disso, surgiram os eventos geeks, um evento que reúne fãs de vários entretenimentos televisivos, literários e de muitas outras categorias.

No Brasil, todos os anos, acontecem muitos eventos geeks simultaneamente, assim como no resto do mundo.

Eles atraem milhares de fãs todos os anos, e a cada edição o número de participantes, novidades e a atrações só aumentam.

Portanto, tornou-se uma vertente de eventos muito atraente financeiramente, o que tem despertado a atenção de muitos empresários e organizadores de eventos. 

Como planejar um evento geek de sucesso?

Para gerenciar esse tipo de evento precisa-se de muito cuidado e atenção com os seguintes pontos:

Organização

O primeiro passo para organizar um evento geek de sucesso, sem dúvidas é a organização. 

Além disso, quem estará à frente precisa ter uma boa habilidade em lidar com um alto volume de informações.

Elas vão desde a melhor tinta em pó para parede para decorar até imprevistos que acontecem no dia do evento. E por falar neles, também é importante muita resiliência e jogo de cintura.

Imprevistos acontecem, mas podem ser minimizados com uma boa organização, anotando todas as informações relacionadas ao evento geek. Isso também inclui salvar os contatos dos principais fornecedores e parceiros.

Essa atitude ajuda a manter tudo bem organizado, pois são dados fundamentais ao longo da preparação do evento.

Estratégia

É imprescindível pensar em uma estratégia na hora de organizar um evento geek. Para isso, o produtor deve traçar um detalhamento desse planejamento, levando em consideração todas as etapas da organização.

Também cabe ao produtor delegar algumas responsabilidades, como na hora de contratar empresas para instalação de elevadores. Lembrando que, independentemente de qual seja o grau de responsabilidade, a equipe deve ser de confiança.

Também é necessário, para organizar um evento geek, eleger prioridades e acompanhar o andamento de todos os processos.

Também é necessário ter uma visão clara e objetiva das necessidades dos frequentadores do evento. Sendo assim, algumas perguntas devem ser respondidas, como:

  • O que se pretende com o evento?
  • Qual o valor que gera aos participantes?
  • O que o público espera do evento?
  • Quem são os fornecedores ideais?

Responder a essas perguntas ajuda a definir um plano estratégico para o evento. Também garante que ele cumpra seus objetivos, trazendo os resultados esperados. Mas, somente é possível responder a essas perguntas, tendo objetivos bem definidos.

É por meio desses objetivos que as melhores estratégias são definidas, bem como diversas outras necessidades. Sendo assim, confira as principais dicas para organizar um evento geek de sucesso.

Passo a passo para organizar um evento geek de sucesso

Um evento geek envolve séries, filmes, games e muitos outros sucessos do entretenimento. 

Além disso, esse público está antenado a muitas outras coisas, portanto, as principais dicas para organizar um evento geek de sucesso são:

Usar a tecnologia

A tecnologia é uma das maiores aliadas na organização de um evento, mas em evento geek ela simplesmente não pode faltar.

É importante pensar na decoração com adesivo para decorar parede, mas a tecnologia é capaz de otimizar a experiência do frequentador do evento, além de ajudar na divulgação.

É possível fazer uso de aplicativos exclusivos para o evento, que encantarão o público geek, além de facilitar a gestão para os organizadores.

A tecnologia também está empregada em sites de venda de ingresso, leitores de crachá, realidade aumentada e muitas outras possibilidades.

Além disso, a tecnologia pode ser usada de maneira interna, organizando dados referentes à organização do evento, para que todos os envolvidos possam ter acesso.

Dar atenção aos fornecedores

O bom relacionamento com os fornecedores não é importante apenas para um evento geek, mas para qualquer tipo de evento. 

Isso porque são eles que fornecem ao evento todo o material necessário, desde camiseta personalizada bordada até som e iluminação.

É importante cuidar bem deles porque o evento só vai dar certo se todos eles cumprirem com os prazos estipulados. 

Para evitar problemas, é necessário investir tempo para encontrar os melhores fornecedores e construir uma boa relação com eles.

Melhor do que ter uma lista cheia de nomes de fornecedores que entregam desde produtos como impressão adesivo Vinil até a mobília do evento, é ter uma lista pequena com nomes de fornecedores confiáveis.

Montar um cronograma

É necessário desenvolver um cronograma completo na hora de organizar um evento geek. Além disso, é importante se lembrar que ele não acaba quando o evento começa.

Tudo deve funcionar, também, quando o evento acaba. Isso porque o local deve ser entregue em perfeitas condições, o mobiliário e a aparelhagem devem ser retirados por uma equipe treinada. 

Por isso, o cronograma deve prever, também, o processo de desmontagem.

O cronograma também deve abordar feedback dos participantes do evento, além de um relatório de resultados e métricas. A exemplo do que deve conter o cronograma seria:

  • Quando contratar fornecedores?
  • Possibilidade para realizar pagamentos;
  • Quando vender os ingressos?
  • Horário de funcionamento do evento.

Um bom cronograma responde a essas perguntas, organiza fornecedores como gráficas e também ajuda o produtor a definir o que vai acontecer no evento. Afinal, as atrações são a parte mais importante de qualquer evento geek.

Atrações de um evento geek

O público geek adora as atrações que acontecem nesse tipo de evento. E é possível variar bastante quanto a isso. Dentre as principais estão:

Convidados especiais

Existem muitas pessoas que podem ser convidadas para conversar um pouco com o público quando o assunto é evento geek.

Os dubladores costumam fazer muito sucesso entre esse público, pois fizeram parte da dublagem de clássicos do cinema, séries, animes e muitas outras produções, além de jogos de videogame.

Competições de cosplays

Os cosplays fazem muito sucesso nos eventos geek, isso porque os fãs têm a oportunidade de se vestirem e se caracterizarem como seus personagens preferidos.

Para incentivar a prática e deixar o evento ainda mais emocionante, podem ser organizadas competições entre os participantes, com premiações para os melhores cosplays.

Lançamentos de novidades

Nos maiores eventos geeks sempre acontecem alguns lançamentos de jogos, séries, novidades tecnológicas, tudo de acordo com o gosto do público. 

Essas atrações costumam atrair a atenção de muitas pessoas que vão ao evento só para ver o lançamento.

Stands de vendas

Apesar de não serem uma atração, é fundamental contar com os stands de vendas no evento geek. 

Muitas lojas dedicadas a produtos geeks frequentam esses eventos com seus stands que trazem produtos como:

  • Canecas;
  • Camisetas;
  • Chaveiros;
  • Objetos decorativos;
  • Livros;
  • Produtos oficiais.

Esses stands atraem a atenção do público o mantêm entretido enquanto outras atrações não começam. Além disso, são uma excelente maneira de elevar a receita do evento.

Lançamentos de livros

Os lançamentos de livros são uma oportunidade para novos escritores se tornarem mais conhecidos no universo nerd. 

Eles podem lançar seus livros ou até mesmo vender seus volumes mais antigos durante o evento.

Além disso, o público tem a oportunidade de conhecer um novo escritor, conhecendo novas histórias.

Os eventos geek estão em alta pelo Brasil e pelo mundo, e a tendência é que esse setor de eventos cresça ainda mais.

Ele possui um público fiel e que está sempre em busca de boas novidades. Portanto, com organização e dedicação é possível organizar um evento geek que agrade o público e a todos os envolvidos.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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