Saiba como se planejar para desenvolver um evento geek

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Organizar um evento é algo que demanda dedicação, paciência e planejamento. Afinal de contas, é preciso verificar todos os detalhes, desde o cenário, até os brindes, lembrancinhas e outros mimos para os convidados.

Por esse motivo, o planejamento de eventos é fundamental para qualquer organizador, independentemente do porte, tamanho, tipo ou formato da celebração. Dessa maneira, é possível minimizar os problemas e otimizar as atividades.

Mas quando estamos lidando com eventos de grande porte, como uma Parada Nerd, um aniversário para mais de 100 convidados, um concurso geek, entre outros, que geralmente envolvem muitos participantes, atividades e ambientes, o desafio é ainda maior.

No artigo de hoje, saiba como se planejar para desenvolver um evento geek de forma organizada, tudo para garantir o máximo de diversão aos convidados. Acompanhe a leitura!

Mas, primeiro, o que é um evento geek?

Filmes de super-heróis, quadrinhos, séries, desenhos animados e jogos têm feito a cabeça de milhares de pessoas em todo o mundo. 

Eles fazem parte da cultura geek, que envolve pessoas apaixonadas por tecnologia, ficção científica, computadores, além de produtos cinematográficos e da literatura.

O geek é considerado uma variação do nerd dos anos de 1980 e 1990, sendo uma cultura que define estilos de vida, o consumo de produtos midiáticos, além de pautar várias tendências de mercado.

No mercado brasileiro, o maior evento da cultura geek é a Comic Con Experience (CCXP). Em sua última edição, em 2019, mais de 280 mil pessoas se reuniram nos quatro dias, com um faturamento de R$ 265 milhões de reais, segundo a própria organização.

Os números são maiores do que a CCXP oficial, realizada anualmente em San Diego, nos Estados Unidos. Ano passado, o evento norte-americano teve um público estimado de 135 mil pessoas.

Isso mostra o quanto a cultura geek tem se consolidado no Brasil nos últimos anos. O mercado nerd traz inúmeras possibilidades, como jogos, filmes, livros e até mesmo a organização de eventos de menor porte do que a CCXP, mas com capacidade de atrair muitas pessoas.

7 dicas para organizar um evento geek de sucesso

Diante da boa perspectiva de mercado para a cultura geek, muitas empresas e pessoas têm investido no desenvolvimento de atrações, como eventos de desfiles cosplay, encontro de competidores, apresentação de filmes, lançamento de jogos, entre outros.

Mas como organizar um evento geek de sucesso? Para responder a esta pergunta, separamos algumas dicas. Confira!

1 – Comece o planejamento com antecedência

Eventos de grande porte devem ser planejados com o máximo de antecedência possível. Recomenda-se que a organização se inicie um ano antes da data prevista, para que todos os preparativos possam ser feitos cuidadosamente e com poucas chances de erros.

O ideal é iniciar com uma análise de eventos anteriores, ou de acontecimentos similares, para se ter uma ideia da quantidade de pessoas, bem como avaliar estrategicamente quais iniciativas tiveram bons resultados e quais deixaram a desejar.

Além disso, já na fase de planejamento vale a pena colocar tudo em uma planilha e na ponta do lápis, para que nenhuma etapa da organização seja esquecida. Isso otimiza o trabalho, a busca por fornecedores e torna o desenvolvimento do evento mais fácil.

2 – Escolha um local apropriado

Após ter uma noção da quantidade de pessoas que irão participar do seu evento, com base na análise das edições anteriores, é o momento de procurar por um local apropriado.

Quanto antes encontrar o espaço, melhor. Afinal, será possível negociar pagamentos, taxas, entre outras cobranças normalmente associadas a locação de um local para eventos.

A dica é escolher um ambiente agradável, com capacidade para abrigar todos os participantes de modo confortável e, além disso, garantir o acesso aos banheiros, saídas de emergência e entrada de pessoas de maneira simples.

Por exemplo, a locação de galpão em Guarulhos pode ser uma ótima opção para um evento geek, como um desfile cosplay. Lá, todos os participantes podem circular com mais facilidade, o que é excelente para quem está com fantasias.

Lembre-se de verificar se o espaço tem banheiros que podem ser usados pelos participantes e, além disso, se há acessibilidade para pessoas com deficiência.

Também é preciso assegurar que o estabelecimento está protegido contra intempéries, já que os convidados não podem ficar expostos a grande intensidade de raios solares, ou chuvas. Assim, se for o caso, busque por aluguel de tendas para cobrir os locais abertos.

3 – Verifique as condições de energia

Mais do que verificar a capacidade do espaço, é preciso avaliar a infraestrutura local, especialmente no que diz respeito às condições de fornecimento de energia.

É muito desconcertante ter todo o evento arruinado por conta de picos de eletricidade, ou quedas energéticas que podem comprometer todas as atrações. 

Por isso, uma dica é analisar se tudo está dentro dos conformes e fechar o aluguel de gerador, para garantir o completo fornecimento de energia.

4 – Cuide dos fornecedores

Outro ponto imprescindível para qualquer evento de sucesso é manter um bom relacionamento com os fornecedores. 

Até porque muito do que é planejado só pode se concretizar com a ajuda de terceiros, portanto, as empresas contratadas também são responsáveis por garantir a qualidade do evento.

A dica é investir um tempo na busca pelos melhores fornecedores e construir uma relação de parceria. Para isso, siga algumas recomendações:

  • Apresente os objetivos do seu evento;
  • Seja objetivo quanto às quantidades e materiais;
  • Especifique exatamente aquilo que deseja;
  • Negocie prazos e condições adequadas para todos.

O diálogo é o ponto mais importante. Com uma comunicação adequada, os fornecedores poderão se antecipar e saber como disponibilizar os produtos e materiais requisitados, conforme a demanda.

5 – Busque soluções de segurança

Normalmente, em um evento geek de grande porte, os participantes compram o ingresso para participar das atrações. Por isso, é preciso garantir que não haja nenhum penetra ou pessoa mal intencionada para colocar em risco os convidados e colaboradores do local.

Assim, uma dica é investir no controle de acesso biométrico logo na entrada do evento. Isso garante que somente pessoas devidamente autorizadas possam entrar e sair do local, além de agilizar a verificação de convites.

Hoje em dia, com as modernas e aprimoradas tecnologias de segurança, é possível controlar o acesso também com QR Code, que podem ser apresentados nos próprios celulares dos participantes.

Vale dizer que é importante deixar claro também as normas de segurança para o evento, como orientar as filas, saídas de segurança e impedir a entrada dos participantes nas salas de controle ou locais perigosos.

Para isso, é preciso colocar cone laranja e branco, que facilita a identificação visual, além de contratar uma equipe de seguranças especializados.

6 – Invista no cenário

O que mais chama atenção em um evento geek é, sem dúvida, o cenário. Ele é o responsável por imergir os participantes, colocando-os mais próximos do que é visto na tela dos cinemas, nos quadrinhos e dos personagens que gostam.

Por esse motivo, recomenda-se investir em um cenário lúdico, tecnológico e atrativo. O painel de led venda, por exemplo, é algo que não pode faltar, ainda mais quando o evento trabalha com apresentações de cosplay e famosos.

Assim, mesmo quem está distante do palco pode ver o que acontece durante a apresentação, o que ajuda a aproximar o público.

Além dos painéis, é importante que os participantes possam ver o espaço do seu evento de longe, para facilitar a identificação. Uma alternativa é aplicar revestimento em ACM com o nome do evento.

7 – Ofereça produtos personalizados

Um evento geek também é uma ótima oportunidade para lucrar. Fora a venda de ingressos, o organizador pode pensar em outras estratégias, como a oferta de produtos personalizados aos participantes.

É uma forma de fazer com que as pessoas se lembrem do seu evento e, por esse motivo, elas acabam adquirindo a mercadoria pelo seu valor afetivo.

Além desses produtos, o organizador pode oferecer alguns mimos gratuitos aos participantes. Isso cria um vínculo muito positivo com a audiência, pois as pessoas se sentem queridas e bem recebidas no local.

Os brindes podem ser disponibilizados com rótulos adesivos personalizados com o nome do evento.

Conclusão

A cultura geek invadiu o Brasil e se tornou bastante popular entre crianças, jovens e adultos. 

Não é à toa que podemos ver vários produtos e bens de consumo com a temática, além de mercadorias personalizadas com personagens, super-heróis, ilustrações únicas, entre outros.

No entanto, os eventos geek são os atrativos mais convidativos. Geralmente de grande porte, eles devem ser pensados estrategicamente e com muito planejamento. Dessa forma, é possível garantir o sucesso da empreitada e a diversão dos participantes.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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